Qué elementos debe tener un sistema contable para el éxito de tu empresa

En esta guía revisamos los principales componentes del sistema contable, desde el plan de cuentas hasta los estados financieros, junto con las funciones avanzadas que diferencian a un buen software de gestión. Si estás buscando una solución contable y quieres saber qué debe incluir para apoyar el crecimiento de tu PYME, acá encontrarás todo lo que necesitas evaluar antes de tomar una decisión.

Introducción al sistema contable

AConocer los elementos de un sistema contable es clave para elegir un software de contabilidad que realmente potencie la gestión de tu empresa. Hoy, las MiPymes representan más del 98% de los negocios en Chile, y todas necesitan herramientas que les permitan cumplir con la normativa del SII, mantener sus finanzas ordenadas y tomar decisiones con información precisa. Para lograrlo, no basta con registrar ingresos y gastos: es fundamental contar con herramientas contables que integren procesos, automaticen tareas y reduzcan errores.

En esa línea, es imprescindible contar con un sistema contable eficiente: que ofrezca herramientas de análisis, proyección y toma de decisiones para potenciar el negocio y beneficiar a sus negociantes de manera exitosa. No sólo eso, sino que les ayude a enfrentar desafíos financieros y administrativos desde sus inicios.

Según la Universidad de Wisconsin-Madison, un sistema contable es un conjunto de acciones y métodos diseñados para recolectar, almacenar y procesar transacciones financieras en informes administrativos para la toma de decisiones. De esta manera, es importante comprender que un sistema contable va mucho más allá que sólo “registrar gastos” para ser exitoso. Entonces, ¿qué elementos debe tener para garantizar el éxito de tu empresa?

Elementos fundamentales de un sistema contable

Plan de cuentas

El plan de cuentas es la base de cualquier sistema contable. Piensa en él como el “mapa” que ordena toda la información financiera de tu negocio: qué tienes, qué debes y cómo se mueve tu dinero día a día.

En simple, el plan de cuentas agrupa tus operaciones en dos grandes categorías:

• Activos: Lo que tu empresa posee y le permite generar ingresos a futuro. Por ejemplo: dinero disponible (efectivo y bancos), inventario, propiedades, maquinaria e inversiones
• Pasivos: Corresponde a lo que la empresa debe a terceros. Por ejemplo: facturas o compras a proveedores, impuestos, préstamos bancarios y sueldos por pagar.

Por qué es tan importante tener este mapa bien armado? Porque permite:

• Ordenar todas tus transacciones (lo que entra y lo que sale).
• Generar informes financieros claros, que muestran cómo está tu negocio.
• Tomar decisiones informadas, detectando de dónde vienen tus ingresos y en qué se está yendo tu plata.

Un plan de cuentas bien diseñado te ayuda a tener control real de tus recursos, cumplir con la normativa tributaria y entender la salud financiera de tu empresa sin complicarte con tecnicismos. Es, literalmente, la hoja de ruta sobre la que se construye toda la gestión contable.

Registro de transacciones

Para las empresas, es indispensable contar con un registro contable de todas las actividades realizadas/ a realizar. Tales como: facturas de compra y venta, gastos, pago de sueldos (en
caso de existir) y cualquier movimiento bancario. Estos registros deben ser diarios, para lograr mantener la información actualizada, que será útil para la toma de decisiones.

Cada registro contable debe quedar respaldado por un comprobante (factura, boleta o recibo), ya que esto facilita el cumplimiento tributario y mantiene la contabilidad al día. Además, es fundamental realizar la conciliación bancaria, un proceso que compara los movimientos registrados en tu sistema con los del banco para asegurar que los saldos coinciden.

En las MiPymes este proceso suele hacerse cada mes, aunque en negocios con mayor flujo puede realizarse semanalmente. Hoy, muchos software de contabilidad incluyen conciliación bancaria automatizada, como el caso de Siigo Kame ERP que se conecta directamente con los bancos permitiendo importar extractos, cruzar datos y detectar diferencias de forma rápida.

Esta automatización reduce errores, ahorra tiempo y te permite reaccionar a tiempo ante cualquier inconsistencia en la información financiera de tu empresa.

Libros contables

Además del registro de actividades o transacciones, cada empresa debe tener registro oficial de toda la información financiera del negocio. Dicho registro, se realiza a través de libros contables. En ellos, la administración deberá ordenar, cronológicamente, todas las operaciones financieras que se llevan a cabo y afectan su patrimonio: cobros, pagos, compras, ventas, sueldos, préstamos o cualquier otro movimiento.

Los libros contables permiten tener un control transparente y exacto de las finanzas de la empresa, además de ser un respaldo legal y tributario frente al Servicio de Impuestos Internos (SII).

Cabe destacar que actualmente los sistemas contables digitales pueden incluir los libros contables en formato electrónico. Eso sí, deben cumplir los requisitos y ser inscritos a través del SII. Este método genera reportes financieros automáticos y facilita la búsqueda de información, cumpliendo su obligación tributaria de manera clara y ordenada.

De acuerdo al SII, los principales libros de contabilidad que debe llevar un contribuyente son:

• Libro Diario: Registro de todas las operaciones contables en el día a día, adjuntando respectivos créditos y débitos.
• Libro Mayor: Muestra todos los movimientos de las cuentas contables, proporcionando el saldo final.
• Libro de Inventarios y Balances: Detalles de bienes, derechos y deudas de la empresa.

Estos, se encuentran bajo el régimen de Renta Efectiva, demostrada con contabilidad completa y balance general.

Estados financieros

Son informes que nos muestran la salud financiera de un negocio. Más allá de un registro, estos estados revelan el rendimiento de la empresa, a través del flujo económico que entra y sale de la organización.

Esta herramienta ofrece una visión completa del panorama económico de la empresa, en períodos de tiempo determinados: mensual, semestral, trimestral o anual. Así, entregando un balance general ante la toma de decisiones respecto a las necesidades del administrador a futuro (corto o largo plazo).

Al igual que el plan de cuentas, los estados financieros manejan la información primordial de la empresa: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y flujo de efectivo.

Herramientas avanzadas para la gestión eficiente

Sin duda, un sistema contable exitoso debe no sólo hacer registro de tus transacciones y patrimonio (indicados anteriormente), sino también contar con herramientas que faciliten al
administrador la gestión estratégica del negocio, agilizando el proceso.

Muchos sistemas contables modernos, ofrecen soluciones que automatizan tareas y entregan información junto a análisis detallados automáticos: reduciendo el trabajo manual y, a su vez,
evitando errores humanos.

Entre las herramientas avanzadas para la gestión contable, están:

• Automatización de procesos contables: Por definición, la automatización se refiere al uso de tecnologías para la realización de tareas, con el propósito de reducir errores y optimizar recursos. De esta manera, la automatización de procesos contables permite generar reportes, conciliar cuentas, analizar datos y emitir facturas electrónicas instantáneamente, ahorrando el trabajo administrativo en gran porcentaje.
• Integración entre áreas del negocio: Una gestión de empresa eficiente, también se ve caracterizada por la unificación de las distintas áreas que la componen: permitiendo ver el panorama completo del negocio a través de distintos softwares y evitando contenido duplicado. Esta herramienta integra áreas como ventas, inventario, recursos humanos (RRHH) o relaciones con el cliente (CRM).
• Acceso a nube y respaldo: Por supuesto, es indispensable contar con un respaldo de la información del negocio. La contabilidad en la nube, permite a equipos que trabajan desde distintos lugares, tener acceso remoto y seguro a toda la información necesaria. Los sistemas más avanzados incluyen respaldo automático y protección de datos. Además, se potencia la colaboración entre el contador, la gerencia y la administración del negocio.

Seguridad y respaldo de la información contable

La seguridad de la información es un pilar clave para cualquier empresa que trabaja con procesos digitalizados. Hoy, la mayoría de las MiPymes utiliza sistemas automatizados para gestionar ventas, facturación, inventario y contabilidad. Esto trae eficiencia, pero también implica nuevos riesgos: ciberataques, pérdida de datos, accesos no autorizados o errores humanos.

Para proteger tu negocio, es fundamental que el software de contabilidad que elijas cuente con medidas sólidas de seguridad y respaldo. Estas herramientas deben garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de tu información contable en todo momento.

Una buena práctica es solicitar al proveedor detalles sobre:

• Dónde se almacena tu información,
• qué capas de seguridad utilizan,
• si cuentan con certificaciones oficiales,
• y cómo manejan los respaldos automáticos.

Por ejemplo, Siigo Kame opera en Amazon Web Services (AWS) con 14 capas de seguridad y certificación ISO 27001, uno de los estándares más reconocidos a nivel internacional en protección de datos.

Además, existen herramientas y prácticas que mejoran la seguridad de cualquier sistema contable, como:

• Autenticación en dos pasos,
• controles de acceso por usuario,
• cifrado de datos,
• firewalls y monitoreo continuo,
• y respaldos automáticos en múltiples ubicaciones.

Contar con estas medidas no solo protege tu información: también evita interrupciones operativas, sanciones y pérdidas financieras. Elegir un sistema contable con una infraestructura segura es una inversión directa en la continuidad y estabilidad de tu negocio.

Integración con otros sistemas de gestión empresarial

Sin dudas, un sistema contable exitoso, requiere la integración y coordinación de todas sus áreas y plataformas: ventas, inventario, facturación electrónica o recursos humanos.

Esto quiere decir, que la empresa podrá actualizar todos sus datos de manera automática y organizada, sin necesidad de requerir más de un software para lograrlo.

De esta manera, el sistema centralizará la información de manera digital y en tiempo real; evitando errores humanos o duplicación de tareas y datos. Por ejemplo, al registrarse una venta, el inventario del sistema se actualiza al contabilizar una unidad menos de stock. Posteriormente, el sistema contable de la empresa reconoce el ingreso económico, que se refleja en los reportes financieros: generando el registro contable de manera automática.

Gracias a esta integración del sistema, el administrador podrá tener una visión completa y en tiempo real del panorama financiero de su negocio. Existen sistemas que más que contable integran otras áreas del negocio, se trata de los ERP o sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, Siigo Kame es uno que integra tu contabilidad con compras, ventas, recursos humanos, producción, importación y mucho más todo en un mismo lugar.

Cómo evaluar si un sistema contable es el adecuado para tu PYME

Saber elegir el sistema contable correcto para el éxito y crecimiento de tu empresa, puede marcar la diferencia entre una gestión ordenada y simple o complicada.

Contar con un sistema efectivo, va mucho más allá de registrar los movimientos de tu empresa. Sino, también facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias, convirtiéndose en una herramienta clave para el crecimiento de tu negocio.

Como mencionamos anteriormente, un buen sistema contable debe garantizar seguridad, integración, análisis financiero y automatización de procesos para el éxito de tu negocio.

Conclusiones y recomendaciones

Antes de ir por una opción, debes ser conscientes de las necesidades de tu propio negocio, además de los requerimientos de un buen sistema que garantice el pleno funcionamiento de este. Incluso, conocer y comprender todos los elementos que componen un sistema contable. Por eso, es recomendable que los clientes busquen un software que les sea fácil de utilizar y que se adapte al crecimiento progresivo de tu negocio de manera rentable y eficiente.

No sólo eso, es importante que este vaya acorde a la normativa actualizada del SII y sus requerimientos tributarios legales. Es importante dedicar tiempo a informarte, comparar opciones e, incluso, asesorarte antes de optar por un sistema contable que funcione como base para construir una empresa sólida, rentable y sostenible a lo largo del tiempo.