Facturación electrónica para PYMES en Chile: todo sobre la normativa del SII

Desde el año 2018 y de conformidad a la Ley 20.727, Chile cuenta con un sistema único para realizar todo tipo de facturación y es obligatorio para todos los usuarios inscritos como contribuyentes.

Existen normas, formatos, requisitos y beneficios que debes conocer a la hora de facturar electrónicamente y acá te lo explicamos. ¡Continúa leyendo!

 

¿Qué es la facturación electrónica en Chile?

 

Facturar electrónicamente es un proceso clave y obligatorio para las PYMES, en donde una figura designada como “facturador electrónico” se encuentra habilitado como contribuyente, para emitir y recibir Documentos Tributarios (DTE).

En este sentido, el usuario deberá cumplir con requisitos técnicos y legales para utilizar el sistema del Servicio de Impuestos Internos.

Los DTE, Documentos Tributarios, sustituyen a los de papel y pueden clasificarse en:

• Factura electrónica.
• Nota de crédito.
• Nota de débito.
• Guía de despacho.

Existen ciertas excepciones que ocurren en periodos de contingencia. En caso de un acontecimiento nacional o casos únicos justificados, el SII emite documentos de papel.

Características de la facturación electrónica

1. Firma digital de la factura electrónica por el emisor

El autógrafo de papel es sustituído por la firma electrónica, siendo el símbolo que garantiza la autenticidad de la persona quien dice emitirla (el emisor de la factura electrónica) y que el documento no ha sufrido modificaciones posteriores a la firma.

2. Folios asignados por el SII

También conocidos como números de facturas, los folios son asignados en internet a través del portal del Servicio de Impuestos Internos. De esta manera se evitan falsificaciones y duplicados.

3. Impresión en papel

Las facturas, notas de crédito o guías de despacho se mostraban mediante documentos timbrados o formularios preimpresos. En la actualidad, contando con la firma digital que autoriza el valor del documento, el archivo electrónico puede imprimirse en papel común.

4. Validación en la web del SII

Para verificar si un documento impreso existe y no ha sido alterado, cualquier usuario puede ingresar al sitio web del SII y validar esa información.

5. Creación y envío de Documentos Tributarios

Los documentos deberán contar con un certificado digital que garantice la firma electrónica. En este caso, basta con que el contribuyente se encuentre autorizado para
emitir facturas. Dicha autorización permite que el sistema de facturación firme en nombre de la persona.

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Chile?

Para poder emitir facturas electrónicas en Chile se requieren varios pasos. En primera instancia, es necesario que la empresa registrada cuente con un sistema de pago electrónico autorizado por el Servicio de Impuestos Internos.

Una vez generada, la factura electrónica deberá firmarse y ser enviada al receptor. Por otro lado, para que la facturación sea validada, el receptor tendrá la responsabilidad de validarla.

En Chile, las facturas generadas por las empresas se registran de manera automática en el SII, algo que integra el proceso de declaración, pago de impuestos y fiscalización.

Requisitos del SII para emitir facturas electrónicas

Para poder emitir facturas, los Documentos Tributarios deberán contar con un certificado que garantice su validez digital, siendo el emisor quien genere un archivo XML que cumpla con los requisitos establecidos.

Existe un plazo de 8 días para el rechazo del documento, luego de transcurrido este tipo la aceptación no se revoca.

Beneficios de implementar la facturación electrónica

Toda factura electrónica respaldada por una firma digital garantiza la veracidad del documento. Esto significa que las facturas no pueden ser modificadas sin dejar registro.

Además, implementar una facturación electrónica en tu negocio facilitará las inspecciones del Servicio de Impuestos Internos y te brindará mayor seguridad para el cumplimiento legal que requiere tu negocio, evitando sanciones y multas.

Pasos para comenzar con la facturación electrónica

1. Iniciación de actividades en el SII.
2. Autorización para poder emitir facturas electrónicas.
3. Contar con firma electrónica avanzada.

Tomando en cuenta los puntos indicados, deberás proceder con lo siguiente:

• Certificación del sistema. Podrás implementar un software creado por un proveedor externo, asegurado que este ya cuente con la certificación del SII. En caso de contar con un programa desarrollado de manera interna, deberás gestionar los permisos tributarios correspondientes para su uso.
• Firma digital. Como lo hemos mencionado en secciones anteriores, la firma digital es necesaria para validar la autenticidad de los documentos.
• Folios electrónicos. Los folios son bloques con numeración única, destinada para boletas, facturas y otros comprobantes.
• Conexión con el SII. Durante este proceso, antes de iniciar las actividades de producción, es fundamental realizar pruebas que garanticen el envío y recepción de documentos, además del acuso de recibo.

Errores comunes que debes evitar al emitir facturas electrónicas

1. Olvidar realizar la verificación del rut, razón social o giro.
2. Calcular mal los montos.
3. No cargar correctamente los folios en el sistema.
4. Facturar con fechas que no corresponden a lo acordado.
5. No agregar a cuántos días deberá salir el pago.
6. Firma electrónica caducada.
7. Olvidar enviar al receptor una copia del Documento Tributario.
8. Inexistencias de respaldos de la gestión financiera.
9. Descartar la cuadratura de ventas con IVA.

Ante la posibilidad de cometer errores durante la emisión de facturas electrónicas, la prevención y cautela son claves para ayudarte a evitar multas y problemas legales.

Cómo elegir el mejor software de facturación para tu negocio

Antes de tomar una decisión, lo primero es realizar un análisis de tu negocio, tomando en cuenta: cantidad de facturas que se emiten, cuántas personas manejan la contabilidad y desde dónde, herramientas que necesitas o integraciones con bancos requeridas.

Una vez conozcas lo que realmente necesitas para tu empresa, debes de asegurarte que tu próximo software de facturación cumpla con nuestra checklist:

• Modelo costos con planes que se adapten a tu bolsillo.
• Certificado por el SII.
• Compatibilidad para el uso en todos los dispositivos.
• Cumplimiento con la cantidad de facturas que necesitas emitir mensualmente.
• Interfaz fácil de entender.
• Equipo de Servicio al Cliente y Soporte que responda a tus dudas y solicitudes.
• Seguridad y blindaje que respalde la información de tu negocio.
• Proyección de crecimiento, para integrar todas las funciones que requieras en el futuro.

Sin duda, facturar de manera electrónica es una necesidad para todos los negocios en Chile. Con Siigo Kame podrás contar con el software ideal para cumplir tus expectativas y las de SII. Te invitamos a conocer más sobre el aliado estratégico que tu negocio necesita.